Was eine KI-Richtlinie im Handbuch leisten soll
Eine KI-Richtlinie im Franchisesystem legt zentral fest, welche KI-Werkzeuge Partnerbetriebe nutzen dürfen, welche Daten hineingegeben werden dürfen, wann KI-Inhalte gekennzeichnet werden und wer was freigibt. Sie gehört ins Franchisehandbuch, weil dort bereits alle anderen verbindlichen Systemstandards stehen.
Entscheidend ist, dass die Regeln kurz, prüfbar und für den Inhaber eines Standorts ohne Rechtsabteilung verständlich sind. Dieser Beitrag beschreibt den Inhalt des Handbuchkapitels. Wie KI-Regeln im Franchisevertrag selbst verankert werden, behandelt unser Beitrag KI-Richtlinie im Franchisevertrag. Beide Texte ersetzen keine Rechtsberatung.
Warum die Zentrale die Regeln setzen sollte
In vielen Systemen nutzen Partnerbetriebe ChatGPT, Claude oder Bildgeneratoren, ohne dass die Zentrale davon weiß. Das ist verständlich: Die Werkzeuge sind günstig, schnell und lösen echte Probleme im Alltag eines Standorts. Das Risiko liegt nicht in der Nutzung selbst, sondern im Wildwuchs. Kundendaten landen in privaten Konten, Texte weichen von der Markensprache ab, und bei einer Beschwerde weiß niemand, wer einen Beitrag erzeugt und freigegeben hat.
Franchisenehmer sind rechtlich selbstständige Unternehmen. Die KI-Verordnung der EU (AI Act) behandelt als „Betreiber“ jede Person oder Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet (Art. 3 Nr. 4). Ein Partnerbetrieb, der selbst ein KI-Werkzeug einsetzt, kann also eigene Pflichten haben, auch wenn die Zentrale das Werkzeug empfohlen hat.
Gerade deshalb hilft eine gemeinsame Richtlinie beiden Seiten: Die Zentrale schützt die Marke, der Partner erhält einen klaren Rahmen, statt jede Frage allein klären zu müssen. Eine brauchbare Richtlinie passt auf wenige Seiten und beantwortet sechs Fragen so, dass ein Partner sie im Zweifel in zwei Minuten nachschlagen kann.
Baustein 1 und 2: erlaubte Werkzeuge und Datenregeln
Erlaubte Werkzeuge
Führen Sie eine Liste freigegebener Werkzeuge, jeweils mit Zweck und Kontoart. Die Kontoart ist wichtig: Viele Anbieter unterscheiden zwischen privaten Konten und Geschäftskonten mit eigenen Vertragsbedingungen. Legen Sie fest, ob Partner ein Systemkonto der Zentrale nutzen oder eigene Geschäftskonten abschließen. Alles, was nicht auf der Liste steht, ist für Kundendaten und Markenauftritte nicht freigegeben. Neue Werkzeuge können Partner bei der Zentrale vorschlagen; so bleibt die Liste aktuell, ohne dass die Zentrale jeden Markttrend selbst verfolgen muss.
Daten in drei Stufen
Der wichtigste Abschnitt der Richtlinie. Formulieren Sie eine einfache Regel mit drei Stufen:
- frei nutzbar: öffentliche Informationen, eigene Marketingtexte, veröffentlichte Angebote
- nur in freigegebenen Werkzeugen mit Vertrag: Kundenanfragen, Bewertungen mit Namen, Terminlisten
- nie in KI-Werkzeuge: Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten, Personalakten
Werden personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter, in dem unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festgelegt sind. Ob ein solcher Vertrag vorliegt und wer ihn abschließt, die Zentrale oder der Partner, gehört direkt in die Werkzeugliste.
Baustein 3 und 4: Kennzeichnung und Freigaben
Kennzeichnung nach Art. 50 AI Act
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 AI Act. Für Betreiber sind vor allem zwei Fälle relevant. Deepfakes, also KI-erzeugte oder veränderte Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die echten Personen, Orten oder Ereignissen ähneln, müssen offengelegt werden. Und KI-erzeugte Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, ebenfalls, es sei denn, ein Mensch hat sie redaktionell geprüft und eine Person trägt die redaktionelle Verantwortung.
Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 hat für die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 2 eine Übergangsfrist bis zum 2. Dezember 2026 eingeführt, soweit es um Inhalte und Systeme geht, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden. Das betrifft die Anbieter der Werkzeuge, nicht den Partnerbetrieb.
Für das Handbuch heißt das: Legen Sie eine Hausregel fest, die einfach anwendbar ist, etwa „KI-erzeugte Bilder mit realistisch wirkenden Personen werden immer mit dem Hinweis ‚mit KI erstellt‘ gekennzeichnet“. Ein einheitlicher Wortlaut im ganzen System wirkt professioneller als zwanzig verschiedene Varianten. Die Details erklärt unser Beitrag EU AI Act: was seit dem 2. August 2026 gilt.
Freigaben
Legen Sie fest, welche Inhalte der Partner selbst verantwortet und welche vorher zur Zentrale gehen. Eine praktikable Trennung: Lokale Beiträge, Antworten auf Bewertungen und Aktionen im Rahmen der Vorlagen gibt der Partner selbst frei. Neue Werbeaussagen, Preisversprechen, Aussagen über Wettbewerber und alles mit Personenbildern geht vorher an die Zentrale.
Baustein 5 und 6: Kompetenz und regelmäßige Überprüfung
Art. 4 AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber zu Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Mit der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 ist daraus eine Pflicht geworden, diese Kompetenz zu fördern. Die Richtlinie sollte daher sagen, welche Einführung neue Partner und deren Mitarbeitende erhalten, wo Schulungsmaterial liegt und an wen sie sich bei Fragen wenden.
KI-Werkzeuge ändern sich schneller als jedes Handbuch. Planen Sie einen festen Termin, an dem Werkzeugliste und Regeln überprüft werden, zum Beispiel halbjährlich. Zusätzlich sollte die Richtlinie immer dann angepasst werden, wenn ein neues Werkzeug freigegeben wird oder sich Vertragsbedingungen eines Anbieters ändern.
Richtlinie und Franchisevertrag sauber trennen
Nicht jede Regel gehört in den Vertrag. Der Franchisevertrag verweist in der Regel auf das Handbuch als verbindlichen Systemstandard; das Handbuch lässt sich leichter anpassen. Die KI-Richtlinie sollte daher als eigenes Kapitel im Handbuch stehen, damit Änderungen an der Werkzeugliste nicht jedes Mal eine Vertragsänderung auslösen.
Prüfen Sie mit Ihrer Rechtsberatung, wie Handbuchänderungen in Ihrem System verbindlich werden und ob der bestehende Vertrag eine ausreichende Grundlage bietet.
Wie Sie die Partner mitnehmen
Eine Richtlinie, die nur verschickt wird, bleibt folgenlos. Bewährt hat sich, sie mit zwei oder drei Pilotpartnern zu entwickeln, die KI schon nutzen. Diese wissen, wo die Regeln im Alltag haken. Danach stellen Sie die Richtlinie auf einer Partnerversammlung vor, mit Beispielen aus dem eigenen System.
Jede Regel sollte ein Beispiel haben: ein erlaubter Prompt, ein verbotener Prompt, ein gekennzeichnetes Bild. Zeigen Sie auch den Nutzen für den Standort: Wer sich an die Liste hält, bekommt geprüfte Vorlagen, Schulung und Rückendeckung der Zentrale. Die Richtlinie wird so zum Angebot, nicht zur Kontrolle.
Checkliste für Ihr Handbuchkapitel
- Liste freigegebener KI-Werkzeuge mit Zweck und Kontoart erstellen
- Datenregel in drei Stufen formulieren: frei, nur mit Vertrag, nie
- Klären, wer Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließt
- Einheitlichen Kennzeichnungswortlaut für KI-Inhalte festlegen
- Freigabewege trennen: was der Partner verantwortet, was an die Zentrale geht
- Einführung und Ansprechperson für KI-Fragen benennen
- Richtlinie als eigenes Handbuchkapitel mit Überprüfungstermin anlegen
- Mit Pilotpartnern testen, bevor sie systemweit gilt
Wo Ihr System heute steht, zeigt der kostenlose Franchise-Fitness-Check. Wenn Sie die Richtlinie gemeinsam mit uns entwickeln möchten, nutzen Sie die Terminanfrage.
Quellen
Häufige Fragen zur KI-Richtlinie im Franchisesystem
Vom stillen Einzelgebrauch zum gemeinsamen Standard.
Eine KI-Richtlinie im Handbuch ist für die meisten Franchisesysteme der schnellste Weg von stiller Einzelnutzung zu einem gemeinsamen Standard. Sie schützt Marke und Kundendaten und gibt Partnern Sicherheit.
Die Einschränkung: Eine Richtlinie ersetzt weder die rechtliche Prüfung im Einzelfall noch die Schulung. Sie wirkt nur, wenn die Zentrale sie pflegt und im Alltag vorlebt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.